Mivel foglalkozik egy virtuális asszisztens?

Mi az a virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztens kifejezés a Covid időszaka alatt terjedt el. Ekkor ugyanis egyre többen kényszerültek home office-ba, de a napi feladatok elvégzéséhez továbbra is sok cégnek volt szüksége titkárnőre. 

A 2020-21-es év megtanított bennünket arra, hogyan végezzük el tennivalóinkat személyes kontaktus nélkül. Ekkortájt szaporodott meg a virtuális asszisztensek (röviden VA) száma is, akik különféle feladatokat tudtak ellátni otthonról – az internet segítségével.

A virtuális asszisztens valójában egy gyűjtőfogalom, hiszen a dolgozók egyes területekre specializálódhatnak: mindenki azt csinálja, amihez a legjobban ért. Nagy segítséget nyújtanak ezek a személyek elsősorban a kkv-k, webáruházak számára. A VA-k szabad időbeosztásban, rugalmas munkaidőben dolgoznak, jellemzően egyéni vállalkozóként.

Milyen feladatai lehetnek a virtuális asszisztensnek?

Nézzünk néhány tipikus teendőt!

Sokan adminisztratív támogatást nyújtanak, például dokumentumokat kezelnek, adatokat visznek be, egyéb napi teendőket látnak el.

Mások az ügyfélszolgálatban segítenek, például ők tartják a kapcsolatot telefonon vagy az interneten keresztül az ügyfelekkel, megrendelőkkel cégpartnerekkel.

Nagyon sokan vannak, akik a marketing területén tevékenykednek, például blogcikkeket írnak, hírleveleket szerkesztenek, TikTok-videókat vagy Insta-, Facebook-posztokat készítenek. Segíthetnek a stratégia kidolgozásában is. Akik értenek a grafikai munkához is, azok részt vesznek a kreatív anyagok összeállításában.

Némelyek könyvelési feladatoknál veszik igénybe a virtuális asszisztensek segítségét, például a számlázáskor.

Bár furcsa lehet elsőre, a VA-k a személyi asszisztencia területén is helyt állnak, igaz ilyenkor nem kávét főznek, mint más titkárnők, hanem kezelik a naptárat, vagy utazásokat foglalnak, találkozókat szerveznek.

Mindenből látszik, hogy teendőik igen sokrétűek, és nem is kell, hogy mindenki mindenhez értsen. A VA-k többsége projekt alapon dolgozik, és csak az adott feladatot látja el. Előfordulhat az is, hogy egy asszisztens több munkaadónak, megbízónak is számláz.

Milyen eszközök szükségesek a feladatok ellátásához?

Ahogy a fentiekből is kitűnik, a virtuális asszisztenseknek a legnagyobb kincsük a laptopjuk, illetve számítógépük: ezen keresztül tudják végrehajtani azokat a megbízásokat, amelyeket kapnak, legyen szó számlázásról, cikkírásról, grafikai munkákról vagy adminisztrációról.

Azonban még egy ilyen eszköz sem mindig elegendő, nagyon sok olyan kiegészítőre van szükség, amely a munka során használatos. Ilyen lehet például egy headset, egy hangszóró, egy webkamera vagy éppen egy projektor is. A nyomtató is elengedhetetlen kellék.

Az biztos, hogy a virtuális asszisztens PC-jének, laptopjának gyorsan kell működnie, fontos, hogy könnyen és hatékonyan tudjon vele dolgozni. Itt számíthat a memória és a háttértár mérete, a processzor minősége, de akár a videokártya fajtája is.

Ha te is virtuális asszisztensként dolgozol vagy e területen helyezkednél el a jövőben, akkor mindenképp nézz szét webáruházunkban, hogy beszerezhesd a szükséges eszközöket. Már a használt laptopok is megfelelőek a felsorolt feladatok ellátásához, ám egy új laptopot is vásárolhatsz. Figyelmedbe ajánljuk a HP, valamint az Apple márkát: mindkettő piacvezető a maga területén.

Ezek a gépek híresek megbízhatóságukról. Nagy kedvence még sokaknak a Lenovo és a Dell márkájú laptop is, amelyből szintén tudsz újat és használtat is beszerezni a kínálatunkból.

Mire kell még figyelni? 

Egy virtuális asszisztens sok esetben bizalmi a munkakört tölt be, éppen ezért fontos, hogy az adatai a gépen teljesen biztonságban legyenek. Mindenképp rendelj vírusirtót is, amikor tőlünk vásárolsz. Windows operációs rendszert, valamint Microsoft Office programot is tudunk biztosítani a munkavégzéshez, ezeket jóval kedvezőbb áron a megszokottnál.

Amennyiben egy tökéletes munkaállomás szeretnél összeállítani, kérd bátran kollégáink segítségét: ők meg tudják mondani, melyek lesznek a legalkalmasabb eszközök a feladataid elvégzéséhez. Keress bennünket, ha van kérdésed a fentebb leírtakkal kapcsolatban!